Een betere manier om virtuele whiteboards te gebruiken

Waarom whiteboards belangrijk zijn bij samenwerking

Teams maken tijdens vergaderingen vaak gebruik van presentaties, spreadsheets en andere documenten om informatie te delen en discussies te leiden. Deze indelingen zijn echter niet geoptimaliseerd voor de ongestructureerde, vrije en analoge vorm van brainstormen waaraan mensen de voorkeur geven wanneer ze concepten of visuele ontwerpen bespreken.

Whiteboards zijn de perfecte tool om visueel te brainstormen en ideeën uit te werken. Deze samenwerkingstools zijn er in verschillende vormen: kunststof whiteboards met een wisser, hele whiteboardwanden en zelfs glazen panelen. Ze zijn geweldig voor het maken van diagrammen, het illustreren van concepten, het maken van vrije notities, het ordenen van gedachten met plakbriefjes enz. Whiteboards werken goed als alle aanwezigen in dezelfde ruimte aanwezig zijn. Maar hoe zit het met vergaderingen met teamleden op afstand?

Beperkingen van bestaande oplossingen voor het gebruik van whiteboards tijdens videovergaderingen

Het grootste probleem van het whiteboard tijdens videovergaderingen is misschien wel dat deelnemers op afstand zelden actief betrokken zijn, in tegenstelling tot de mensen in de vergaderruimte. Deelnemers op afstand voelen zich buitengesloten. Hun inbreng en meningen zijn weliswaar waardevol, maar worden geen onderdeel van de discussie.

Dit gebeurt uiteraard niet bewust. Het probleem is dat organisatoren van vergaderingen moeite hebben om het whiteboard op een effectieve manier in videovergaderingen te integreren.

In sommige gevallen richt de organisator van een vergadering een videovergadercamera of webcam op het whiteboard, maar de persoon die erop schrijft blokkeert vaak een deel van het zicht. Zelfs als die persoon uit beeld stapt, kan het whiteboard moeilijk leesbaar blijven. Bijvoorbeeld door de grootte van de afbeelding, de weerkaatsing van lichten en ramen, of een vervormd perspectief van de camerahoek.

In sommige gevallen nemen mensen foto's van het whiteboard om deze met deelnemers op afstand te delen. Als de foto's pas na afloop van de vergadering worden doorgestuurd, is het al te laat voor deelnemers op afstand om nog een bijdrage te leveren. Als de foto's tijdens de vergadering worden verstuurd, zijn de deelnemers in de vergaderruimte mogelijk alweer verdergegaan tegen de tijd dat de deelnemers op afstand kunnen reageren. Deze oplossingen zijn beiden niet ideaal en kunnen de creatieve stroom verstoren. Uiteindelijk voelt het voor deelnemers op afstand net alsof ze kijken naar andere mensen die samenwerken.

En interactieve whiteboards?

Een derde benadering waar organisaties voor hebben gekozen is de aanschaf van 'interactieve whiteboards'. Deze digitale schermen bootsen de functies van een traditioneel whiteboard of uitwisbaar bord na. Wanneer de persoon die het digitale whiteboard gebruikt hier getraind voor is en vertrouwd mee is, kan het een effectieve tool zijn.

Vanwege de kosten en complexiteit schaffen organisaties mogelijk maar een beperkt aantal interactieve whiteboards aan en plaatsen ze deze strategisch verdeeld in het kantoor. Wanneer teams spontaan concepten willen verkennen, ontwerpen moeten visualiseren of een brainstormsessie willen beginnen, zullen ze waarschijnlijk niet op zoek gaan naar een interactief whiteboard, het in de ruimte brengen en een manier zoeken om het in de vergadering te gebruiken.

Is er een andere manier?

Volgens ons is er een betere manier. Een ideale oplossing voor het integratieprobleem van whiteboards in videovergaderingen moet aan de volgende criteria voldoen:

• Het moet de samenwerkingservaring veranderen, zodat iedereen onbelemmerd aan de discussie kan bijdragen.
• Het moet eenvoudig te gebruiken zijn: hoe makkelijker, hoe beter.
• Het moet gebaseerd zijn op een bestaand proces, waarbij de bekendheid van het whiteboard wordt benut om implementatie door gebruikers te stimuleren.
• Het moet het ecosysteem van uw vergaderruimte uitbreiden en probleemloos werken met uw andere apparaten en toepassingen voor videovergaderen.
• Het moet eenvoudig en snel te installeren zijn, zodat het op grote schaal in de vergaderruimtes van uw organisatie kan worden ingezet.