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La visioconférence, un phénomène qui va durer. Êtes-vous prêt?

Comment se préparer à la nouvelle norme

Une femme en visioconférence utilisant des produits Logitech

Depuis une dizaine d'années, on observe une augmentation constante du nombre de visioconférences, les sociétés réparties dans le monde entier étant passées des réunions en personne et des téléconférences aux visioconférences. Mais comme nous l'avons vu, une crise comme celle que nous traversons peut accélérer l'adoption de nouvelles technologies et entraîner un changement permanent des comportements. Cela semble être le cas pour la visioconférence.       

La question est: Êtes-vous prêt?

Pour les informaticiens chargés d'approvisionner et de gérer les systèmes de visioconférence, ce moment est l'occasion de prendre de l'avance sur la prochaine vague d'adoption de la vidéo. Les équipes informatiques peuvent utiliser ce temps pendant lequel les collaborateurs travaillent depuis leur domicile pour se concentrer sur les points suivants:

  • Préparation opérationnelle
  • Nouveaux besoins technologiques et budgets
  • Outils de gestion des dispositifs distants

 

S'occuper des mises à jour et autres exigences opérationnelles.

La majorité des collaborateurs étant à la maison, c'est le bon moment pour s'assurer que les dispositifs et les systèmes des salles de conférence sont à jour, notamment en ce qui concerne les logiciels et les micrologiciels de vos dispositifs de visioconférence. Avez-vous activé les nouvelles fonctionnalités comme le cadrage automatique? Pensez à faire ces mises à jour maintenant. Vous pouvez également utiliser ce moment pour équiper des salles de visioconférence tant qu'elles sont inoccupées. 

C'est également une bonne occasion  d'examiner les règles et systèmes de sécurité visant à protéger les réunions vidéo (et le contenu partagé) contre les intrusions.

 

Attendez-vous à davantage de réunions vidéo et préparez un budget en conséquence.

Comme les utilisateurs professionnels passent rapidement du téléphone à la vidéo et font de la visioconférence leur mode de communication préféré, ils demanderont également de nouveaux outils matériels pour répondre à leurs besoins en matière de vidéo. Cela pourrait signifier le remplacement des ordinateurs de bureau par des ordinateurs portables ou la mise à niveau des ordinateurs portables pour qu'ils puissent gérer des logiciels vidéo gourmands en puissance de calcul. Vous pourriez par exemple décider de raccourcir le cycle de renouvellement des ordinateurs portables pour répondre à ce besoin. 

Lorsque les utilisateurs constateront à quel point l'éclairage et les niveaux de bruit peuvent être imprévisibles dans un bureau à domicile typique, il est probable  qu'ils demanderont également des webcams, des casques et d'autres périphériques pour améliorer l'expérience de la visioconférence pour eux-mêmes et pour les autres.

De tels changements peuvent bien sûr avoir un impact sur les budgets informatiques. Pour les organisations gouvernementales dont l'année fiscale commence souvent le 1er juillet, c'est le bon moment pour examiner le budget informatique et déterminer si les priorités doivent être modifiées avant le déconfinement. Chaque entreprise devrait avant tout considérer les implications de la vague rapide d'adoption de la vidéo et s'assurer que ses budgets reflètent cette réalité.

 

Envisagez de déployer des outils de gestion des applications et des dispositifs distants. 

À mesure que le nombre de salles de conférence et d'appareils augmente dans votre entreprise, il devient de plus en plus avantageux d'utiliser un outil de gestion des dispositifs distants. Ces applications vous permettent de fournir et de gérer facilement des salles de conférence, des dispositifs et des logiciels. Elles vous permettent de déployer des mises à jour de produits et des résolutions de bogues pour vous assurer que les systèmes et les salles fonctionnent et sont actualisés. Ils vous donnent une visibilité en temps réel sur les questions qui se posent dans la salle de conférence afin que vous puissiez résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent une réunion.

Ces tâches peuvent bien sûr être effectuées à distance, ce qui réduit au minimum les visites sur place.

Tout aussi important, un outil de gestion des dispositifs distants peut fournir des informations précieuses sur des paramètres tels que l'utilisation des locaux. Ces données peuvent être utilisées pour améliorer la planification des réunions et la dotation en matériel. Pour en savoir plus sur l'outil de gestions des dispositifs de visioconférence distants de Logitech, consultez Logitech Sync.

 

Documentez vos meilleures pratiques.

Une dernière recommandation est de vous assurer que vous documentez les mesures que vous prenez pour permettre à l'entreprise d'utiliser la vidéo. Pour de nombreuses organisations, cette évolution représente une accélération des initiatives existantes. Vous devrez peut-être justifier vos demandes de budget à la lumière de l'évolution des priorités et de l'adoption rapide de la vidéo. Fournir à la direction une visibilité sur le travail que vous faites peut appuyer vos besoins budgétaires.

 

Adaptez-vous à un environnement qui est à la fois temporaire et permanent.

Il ne fait aucun doute que les récents événements mondiaux ont accéléré les tendances au télétravail, notamment à domicile. Bien que nous reconnaissions que le confinement évoluera en fonction des changements de l'environnement, nous ne devons pas nous attendre à ce que tout redevienne comme avant. Il semble évident qu'il y aura moins de voyages d'affaires, plus de visioconférences et plus de télétravail. 

Les responsables informatiques seraient bien avisés d'adopter une approche proactive face à cette situation et de se préparer à une vague encore plus importante de visioconférences et d'adoption de la vidéo. Cela leur permettra de répondre aux besoins des utilisateurs tout en minimisant les demandes d'assistance et les problèmes.

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