¿Qué opina la gente de las salas de reuniones grandes? Es complicado.

Por un lado, las salas de reuniones grandes son ideales para determinadas funciones de la empresa, como las reuniones de departamento y las trimestrales. Por otro lado, suelen tener un equipo más complejo y una configuración más elaborada que puede intimidar al organizador medio de reuniones.

Pero no tiene por qué ser así. Con la solución de videoconferencia adecuada, las salas grandes pueden ser tan fáciles de equipar, administrar y utilizar como un espacio de reunión pequeño.

¿Cómo asegurarse de que las salas de reuniones grandes estén optimizadas y sean accesibles para que se utilicen como es debido, y que no estén desocupadas la mayor parte del tiempo? Concéntrate en estos cinco objetivos:

• Calidad de imagen brillante

• Audio nítido 

• Gestión de TI simplificada

• Experiencia de usuario perfecta

• Óptimo diseño de sala

   

Elección de la cámara adecuada

En las salas de conferencias y espacios de reunión grandes, es fundamental que la cámara pueda captar y enfocar a personas que pueden estar sentadas a bastante distancia de la parte frontal de la sala. Y no sólo las personas del fondo; la cámara debe poder ver a las personas a ambos lados de la sala.

La cobertura total de la sala es importante. Para cámaras de conferencias en salas grandes, la cobertura total de la sala suele requerir la capacidad de aplicar panorámica, inclinación y zoom (PTZ). La combinación de PTZ con inteligencia artificial permite que una cámara mueva automáticamente la lente y ajuste el zoom. Cuando las personas se mueven durante la reunión (por ejemplo, para escribir en una pizarra) la cámara mejorada por la inteligencia artificial reajusta automáticamente el ángulo de la lente y el zoom para asegurarse de que esas personas permanezcan dentro del campo visual.

Audio estupendo

Las innovaciones en la tecnología de audio siguen mejorando la calidad del sonido de las soluciones para salas de reuniones. Por ejemplo, los micrófonos de formación de haces y el software inteligente pueden aislar al participante, filtrar el ruido de fondo y minimizar el efecto de la comunicación cruzada.

En el caso de las salas grandes, los componentes de audio modulares y expandibles son importantes para garantizar que se siga oyendo a las personas más alejadas de la cámara. Agregar micrófonos a una mesa grande también ofrece a las plataformas de reuniones una forma cómoda de silenciar el sonido rápidamente.

Los altavoces en la parte frontal de la sala ofrecen la experiencia de conversación más natural porque las voces proceden del mismo lugar que el video. Esto puede parecer un pequeño detalle, pero tener un altavoz en el centro de la mesa desconecta el sonido del video y se siente un poco antinatural.

Simplificación de la gestión de TI

Mantener el buen funcionamiento de las salas grandes es vital en un entorno de trabajo colaborativo. Cuando 20 personas se presentan a una reunión, lo último que queremos es que el equipo no funcione por un problema técnico.

Asegúrate de que tu proveedor proporcione una herramienta de administración de dispositivos y salas que te permita supervisar las salas de forma remota. Un panel claro y fácil de leer que muestre el estado de los dispositivos debería permitirles descubrir los problemas antes de que lo hagan los empleados. Las notificaciones en tiempo real también ayudan.

Pero, por supuesto, estás pensando en todos tus espacios de reunión, no sólo en las salas de conferencias grandes. La consistencia entre las salas hace que la gestión de los dispositivos y las salas sea mucho más sencilla y fácil.

Busca un proveedor con una cartera de soluciones para salas que sea consistente desde la sala más pequeña hasta la más grande. Asegúrate de que esas soluciones de sala te permitan utilizar el dispositivo computacional que elijas. Y si comparten componentes como micrófonos y controles táctiles, eso te facilitará la gestión de las piezas de repuesto.

Por último, no descuides la distribución de cables. Algo tan sencillo como un cable desconectado puede hacer perder mucho tiempo mientras se intenta averiguar por qué el equipo de la reunión no funciona. Un revoltijo desorganizado de cables tampoco ayuda. Ambos problemas repercuten negativamente en la experiencia del usuario y en la eficiencia de TI.

Por el contrario, un enfoque bien diseñado mantendrá los componentes y los cables fuera de la vista y fuera de peligro.

Mejora de la experiencia del usuario

Está claro por qué la experiencia del usuario es un factor tan importante. Toda la planificación del mundo no importará si los empleados no adoptan la tecnología. Con demasiada frecuencia, la experiencia del usuario en las salas grandes es deficiente: difícil de usar, con un audio y un video deficientes, o completamente desconectada. Algunos proveedores ofrecen soluciones para salas grandes que funcionan de forma diferente a sus soluciones para salas pequeñas y medianas.

Los empleados quieren herramientas de reunión fáciles de usar, intuitivas y bien diseñadas. Los empleados deberían poder pasar de una pequeña reunión en un espacio de reunión reducido a otra en una gran sala de conferencias y seguir los mismos pasos para comenzar y llevar a cabo su reunión, siempre. Una experiencia uniforme y coherente contribuye a incrementar las tasas de adopción del uso de las salas.

Para que las reuniones sean aún más intuitivas, los controles de sala permiten a los empleados conectarse a una reunión con un solo toque, o utilizar su voz para una experiencia manos libres.

Optimización del entorno de la sala

Además de la cámara y el sistema de sonido, hay una serie de factores a tener en cuenta en la propia sala. La iluminación, el color de la sala, el mobiliario y otros elementos del entorno pueden tener un efecto sutil (o no tan sutil) en la experiencia general.

Aquí tienes algunas recomendaciones de nuestra Guía de diseño de salas:

• Un espacio de reuniones con iluminación uniforme ayuda a la cámara a capturar el color, el contraste y la definición de video más precisos.

• Se debe evitar dirigir la cámara hacia ventanas exteriores u otras luces intensas (como focos direccionales).

• Los colores neutros de las paredes son los que menos distraen y mantienen la atención de los asistentes.

• Retira o evita muebles innecesarios, objetos sobre la mesa, plantas ornamentales, obras de arte recargadas, estampas enmarcadas con cristales reflectantes y los objetos móviles como las cortinas en una corriente de aire

• Considera la posibilidad de añadir pequeñas mesas altas y asientos ligeros y móviles para lograr configuraciones flexibles en salas grandes

• Evita las superficies duras en las paredes, como el metal, la piedra o el cristal, que pueden reflejar el sonido y comprometer la calidad del audio

• Utiliza moqueta en lugar de baldosas o madera dura; los materiales más blandos y más altos absorben mejor el sonido

Creación de espacios de trabajo colaborativos

Las organizaciones con visión de futuro están optimizando todos los espacios para la colaboración con video, incluidas las salas de reuniones, los despachos individuales y las oficinas en casa para las personas que trabajan a distancia.

Comenzar una reunión en cualquier lugar debe ser una experiencia familiar para los empleados. Debería ser tan fácil iniciar una reunión en una sala grande como en cualquier otro espacio. Se acabaron los días en que la gente evitaba las salas de conferencias grandes porque la tecnología era demasiado complicada. O el sistema de videoconferencia no funcionaba.

Con una solución para salas de reuniones grandes como Logitech Rally Plus, puedes tener la seguridad de que estas salas de reuniones serán tan fáciles de usar y gestionar como cualquier otra sala de conferencias.

Para obtener más información sobre la optimización de espacios de reunión grandes, consulta nuestra guía de salas en Logitech.com.